(Source : Lettre France Num n° 85, mai 2026)
La réforme de la facturation électronique, prévue pour septembre 2026, va profondément modifier les échanges B2B (commerce interentreprises) en France. Au-delà des factures fournisseurs, les notes de frais sont également concernées : pour les dépenses professionnelles comme les restaurants, hôtels ou péages, les entreprises devront le plus souvent demander une facture électronique au nom de la société. Les TPE et PME doivent donc anticiper ces changements et adapter dès maintenant leur gestion des frais professionnels.
E-facture : quelles règles pour les notes de frais ?
La réforme relative à la facturation électronique, pilotée par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), prévoit que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, soient en mesure de :
- recevoir (1er septembre 2026) et émettre (1er septembre 2027) les factures au format électronique (« e-invoicing ») ;
- transmettre les données relatives aux autres opérations impactant la TVA à l’administration fiscale (« e-reporting »).
Quels changements pour les notes de restaurant, d’hôtel ou de déplacement ?
Jusqu'à présent, lorsqu'un salarié engage une dépense dans le cadre de son activité professionnelle, il règle la dépense, récupère la facture avec mention de la TVA, puis la transmet à son employeur sous forme de note de frais pour être remboursé. L'entreprise comptabilise la dépense et déclare la TVA déductible.
Avec la réforme de la facturation électronique, à partir du 1er septembre 2026, la gestion des notes de frais évolue.
Ce qui change pour les dépenses inférieures à 150 € HT :
Dans ce cas, il n'y a pas d'obligation d'émettre une facture électronique normée. Un simple justificatif (comme un ticket de caisse ou une facturette) remis au salarié suffit.
Le salarié transmet le justificatif de sa dépense au service comptabilité de son employeur, comme il le fait aujourd'hui.
En revanche, l'entreprise destinataire ne pourra pas utiliser le justificatif du salarié pour déclarer la TVA déductible.
Dans ces conditions, il est donc préférable pour l'entreprise de disposer d'une facture électronique au nom de l'entreprise.
À retenir : les notes de restaurant inférieures à 150 € HT continueront de bénéficier d’une tolérance : le justificatif du salarié restera suffisant pour récupérer la TVA, sans obligation de facture électronique. De leur côté, les fournisseurs devront déclarer ces opérations via l’e-reporting B2C.
Au-delà de 150 € HT : ce qui change
Si la note de frais est supérieure à 150 euros HT et qu'il s'inscrit dans un cadre professionnel entre deux entités françaises assujetties à la TVA, le fournisseur a l'obligation légale d'émettre une facture électronique B2B (e-invoicing).
Ce document n'est plus remis en main propre sur papier, au collaborateur qui bénéficie de la prestation. La facture transite directement de la solution de caisse du fournisseur (restaurateur, hôtelier, etc.) vers la Plateforme Agréée (PA) de l'entreprise.
La facture transmise électroniquement au nom de l'entreprise, doit comporter son numéro SIREN et son adresse de facturation électronique (ou celle de la Plateforme Agréée), afin de pouvoir être utilisée pour déclarer la TVA déductible.
Cas particuliers des péages et parkings
Certaines dépenses de mobilité, effectuées via des automates, sont gérées de manière spécifiques :
- Tickets d’automate (paiement au passage) : lorsque vous payez un péage ou un parking à une borne automatique, le ticket délivré est une facturette. Même s’il dépasse 150 € (car rare), l’automate ne peut pas recueillir votre SIREN. Ces dépenses relèveront donc de l’e-reporting. Vous devrez numériser le ticket.
- Abonnement (télépéage, cartes carburant) : si vous possédez des badges de télépéage ou des cartes affaires facturées mensuellement à l’entreprise, ces prestataires émettront de véritables factures électroniques B2B (e-invoicing),
- Frais kilométriques : les déclarations sont hors champs de la réforme et doivent être faites en interne par l’entreprise.
À retenir : à terme, les automates et caisses enregistreuses pourront scanner un QR Code affichant le SIREN de votre entreprise depuis un smartphone, afin de générer immédiatement une facture électronique, même en l’absence de personnel en caisse.
Notes de frais : comment déclarer chaque dépense ?
La distinction entre les différents dispositifs peut parfois prêter à confusion. Pour faciliter la gestion et le paramétrage de vos outils comptables, voici un récapitulatif des principales dépenses professionnelles et de leur traitement.
Type de dépense (note de frais) | Montant de l’opération | Format requis à la caisse | Obligation fiscale (ce que fait votre Plateforme Agréée) |
Repas rapide, taxi, petit matériel | Moins de 150 € HT | Ticket de caisse, ou reçu (papier ou PDF) | Le commerçant (restaurant, taxi, magasin) déclare ses ventes en e-reporting B2C à l’État. Le client conserve le ticket (papier ou numérisé) pour justifier la dépense auprès de son comptable. La TVA déductible ne pourra être déclarée que pour les seules notes de restaurant (ou alors il faut une facture électronique au nom de l’entreprise). |
Grand repas d’affaires, hôtel, séminaire | 150 € HT ou plus | Le salarié doit déclarer l’indemnité de l’entreprise (SIREN). Pas de papier remis | E-invoicing (facture électronique B2B) : le commerçant envoie la facture normée (ex : Facture-X) directement sur la Plateforme Agrée de votre entreprise. La facture électronique, obligatoire au-delà de 150 € HT peut-être établie pour des montants plus faibles afin de permettre à l’entreprise de déduire la TVA. |
Frais kilométriques | Quel que soit le montant | Déclaration interne (barème URSSAF) | Hors-champ e-invoicing, déclaration classique, pas de facturation B2B. |
Comment bien préparer la gestion des notes de frais ?
Pour éviter les frictions administratives en septembre 2026, anticipez la réforme en suivant ce plan d'action.
Sensibilisez les équipes
Prenez le temps d'expliquer la règle des 150 € HT à vos collaborateurs.
Expliquez leur l'importance pour tout achat B2B de plus de 150 € HT d'avoir le SIREN de l'entreprise toujours sur eux pour que le commerçant puisse établir une facture conforme et la router vers la bonne Plateforme Agréée, il aura besoin du numéro SIREN de l'entreprise.
Rappelez-leur qu'il s'agit d'éviter les erreurs à la caisse (ex: un hôtel à 300 € réglé avec un simple ticket sans SIREN) qui bloqueraient la récupération de la TVA.
À retenir : pour simplifier la transmission des éléments indispensables à l'établissement de la facture aux professionnels (et éviter de dicter les 9 chiffres de votre SIREN), des solutions utilisant les QR Codes stockés sur smartphone, en cours de développement, seront bientôt disponibles sur le marché.
Invitez les salariés à numériser immédiatement leurs notes de frais inférieures à 150 euros HT, établies au format papier. Le bon réflexe ? Prendre le ticket en photo via une application mobile certifiée (idéalement intégrée à la solution de gestion de notes de frais) dès la sortie du magasin pour lui donner une valeur probante (valeur légale identique au papier) et le jeter dans la foulée.
À retenir : à défaut d'outil offrant cette numérisation certifiée, il est impératif de conserver soigneusement le ticket de caisse original au format papier et de le transmettre à son service comptable.
Fixez des délais de soumission stricts : avec le flux continu de l'e-invoicing, l'expert-comptable a besoin que les notes de frais (les paiements associés) soient remontées rapidement pour faire la réconciliation (le rapprochement bancaire) sans bloquer les déclarations de TVA.
Adoptez des outils de gestion adaptés
• Facilitez la transmission des notes de frais dématérialisées : équipez les collaborateurs d'outils de numérisation afin qu'ils numérisent immédiatement les factures papiers plutôt que de laisser traîner les reçus. Fournissez une application de gestion des notes de frais avec reconnaissance optique de caractères (OCR) pour automatiser la saisie des montants et de la TVA des petites dépenses.
• Privilégiez un outil qui facilite la centralisation de l'ensemble des informations, notamment du circuit de remboursement. C'est indispensable pour faciliter l'association de la facture électronique à la note de frais du salarié et sécuriser l'entreprise contre le risque de double paiement. C'est le plus grand danger de cette transition pour une PME : le salarié paie un hôtel 200 € avec sa carte personnelle et l'hôtel émet une facture électronique directement sur votre plateforme (e-invoicing). Dans ce cas l'entreprise risque de payer la facture au fournisseur, ET de rembourser la note de frais au salarié. Pour s'en prémunir, la solution doit idéalement proposer des contrôles de cohérence.
• Mettez en place une gestion du cycle de vie des factures : pour sécuriser les traitements comptables, les entreprises devront, par ailleurs, mettre en place un processus de revue systématique des factures reçues via les plateformes agréées. Vous devrez adopter un outil capable de transmettre les statuts ("Approuvée", "Refusée", "Payée").
À retenir : Si la facture présente une anomalie, dans le cas où le restaurateur aurait mal identifié le numéro SIREN de la société par exemple, elle devra être refusée. A défaut de rejet, elle sera considérée comme acceptée.
L’éclairage de l'expert
L'idéal pour les TPE et PME c'est d'adopter des solutions qui permettent de gérer l'ensemble du processus :
- Logiciel de facturation électronique (e-invoicing) : émettez et recevez les factures de vos fournisseurs au format électronique requis.
- Notes de frais automatisées : vos salariés photographient leurs tickets. La solution extrait la TVA et l'archive avec une valeur probante légale (zéro papier).
- Centralisation : les factures fournisseurs et les notes de frais collaborateurs sont rapprochées avec les paiements, puis prêtes pour l'expert-comptable ou le logiciel de comptabilité.